User Tools

Site Tools


panduan:panduan_penggunaan_paperless_office

Panduan Penggunaan Paperless Office

Gambaran Umum PLO


Tampilan Depan PLO

Paperless Office (PLO) merupakan ekstraksi dari sebuah sistem tata kelola organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi sehingga dapat digunakan untuk melakukan kegiatan administrasi secara virtual. PLO dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan memperhatikan kepatuhan terhadap aturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi, serta kemudahan dalam melaksanakan tugas. PLO dapat dimanfaatkan oleh para pemangku kepentingan untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.

Keuntungan mengimplementasikan PLO

  1. Pemangku kepentingan dapat melaksanakan kewajiban dan tanggungjawabnya tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu selama masih terhubung oleh jaringan internet.
  2. Menghemat sumberdaya organisasi terutama dalam hal penggunaan kertas.
  3. Mempercepat proses birokrasi persuratan tanpa mengesampingkan kewenangan berbagai pihak.
  4. Penyimpanan arsip lebih menghemat tempat dan mudah diakses.
  5. Pimpinan dapat memberikan tugas kepada bawahan secara cepat sekaligus dapat melakukan monitoring pelaksanaanya.
  6. Lalulintas informasi dalam organisasi sangat cepat karena dapat dilakukan secara realtime.
  7. Bekerja dengan cara yang menyenangkan.

Kelemahan/kendala

  1. Implementasi PLO sangat tergantung dengan kualitas infrastruktur jaringan internet dan pasokan energi listrik.
  2. Adaptasi terhadap perubahan pola kerja manual menuju digital.
  3. Personil yang jarang membuka PLO akan tertinggal informasi.

Sebagai kata kunci untuk mensukseskan implementasi PLO adalah komitmen bersama bagi seluruh pemangku kepentingan untuk memanfaatkan PLO dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi masing-masing personil secara sungguh-sungguh.

Administrasi User dan Group PLO

Anda harus memiliki hak akses adm untuk dapat melakukan administrasi user dan group. Berikut langkah-langkahnya;

  1. Akses menu admin dengan mengklik tombol Admin pada menu utama:

    Menu Admin
  2. Klik tombol AdminNewid seperti pada gambar diatas. Pada halaman pendaftaran user baru, masukkan data dan password:

    Pendaftaran user baru
  3. Klik tombol AdminNewgr untuk membuat group baru. Pada halaman pendaftaran group baru, masukkan data-data yang diperlukan:

    Pendaftaran Group baru
  4. Selanjutnya klik menu AdminMember untuk memasukkan user kedalam group yang telah ada. User dapat masuk lebih dari 1 group sesuai dengan kebutuhan:

    Memasukkan user kedalam group
  5. Untuk melihat dan mengedit detail user/Pejabat klik menu AdminPejabat :

    Detail user
  6. Untuk melihat dan mengedit detail roup klik menu AdminSetgr:

    Detail group

Sebagai contoh di PPTIK disusun group dan user sebagai berikut:

  1. PIM : adalah kelompok pimpinan. Anggotanya Kepala, Seketaris, Asisten Kepala,Kepala Bidang dan Kepala Urusan.
  2. TIK : adalah semua pegawai PPTIK, pns maupun honorer.
  3. INF : anggotanya adalah semua orang yang tergabung dalam layanan teknologi informasi.
  4. JAR : anggotanya adalah semua orang yang tergabung dalam layanan jaringan.

Pada kolom kirim mulai dari surat/memo sampai Software/Standard adalah menu utama Sikorgama yang akan dijelaskan dibawah. Dibawahnya ada kolom berjudul “akses PLO terakhir hari ini” adalah berisi daftar pengguna PLO yang mengakses hari ini.

Menu utama PLO berada pada bagian paling atas. Sedangkan submenu dibawahnya merupakan shortcut link menuju aplikasi penting yang sering diakses:

Menu Utama dan Sub Menu

Warna merah pada menu utama News atau Memo menunjukkan ada info baru yang belum dibaca oleh pengguna. Perhatikan gambar diatas.

Halaman News

Default Halaman depan PLO adalah Halaman News. Berikut bagian-bagian penting yang perlu diketahui pada halaman news, yaitu:
Bagian-bagian halaman News:

  1. Menu utama.
  2. Ekspresi, bagian ini untuk menuliskan status kita agar tertampil pada halaman depan. Masukkan status pada kotak input kemudian klik tombol Post. - menu bagian kiri, berisi daftar refrensi, event-event dan Curah gagas yang dapat kita lihat.
  3. Bagian tengah berisi News, yaitu berupa informasi umum yang terkait dengan lingkungan kerja.

Klik tombol Tulis Berita Baru untuk membuat berita baru yang terkait dengan pekerjaan. Entry berita baru otomatis akan tertampil pada halaman depan bagian atas:

Menulis Berita Baru

Halaman Memo

Berikut adalah bagian-bagian utama dari halaman Memo

Menulis Berita Baru

  1. Menu Utama
  2. Sub Menu Pada Memo, Terdiri dari beberapa menu:
    • General : berisi daftar surat dan memo ditulis oleh user diperuntukan bagi pengguna atau group.
    • Help : Berisi memo helpdesk yang ditulis oleh non-user.
    • Acara : Berisi jadwal acara yang akan dilaksanakan pada hari saat plo diakses.
    • Undangan : Berisi daftar undangan yang ditujukan kepada user atau group.
    • Kegiatan : Berisi tulisan-tulisan rekaman atau rencana kegiatan yang dilaksanakan oleh user.
    • Prioritas : Berisi memo-memo penting yang telah diprioritaskan.
  3. Menu Entry Memo atau Surat. Pada menu ini kita dapat membuat memo atau surat baru sesuai dengan kebutuhan.
  4. Bagian Isi Memo. Pada bagian ini kita dapat melihat memo terbaru yang wajib dibaca. Warna merah pada memo, artinya memo tersebut belum dibaca, atau ada komentar baru pada memo tersebut yang harus dibaca.

Untuk membuat memo baru, pada menu Entry Memo dan Surat klik Tulis Memo Baru. Jangan lupa untuk mengalamatkan memo kepada target Group atau User yang ingin diberikan memo. Seperti gambar dibawah:

Menulis memo Baru

Untuk membuat surat baru, pada menu Entry Memo dan Surat klik Entry Masukan. Jangan lupa untuk mengalamatkan surat kepada target Group atau User yang diinginkan. Perhatikan gambar dibawah:

Menulis Surat Baru

Halaman Event

Halaman Event digunakan untuk melihat daftar acara baik yang telah maupun yang akan dilaksanakan. Klik Menu Event baik untuk melihat ataupun memasukkan event baru

Halaman event.

Klik tombol Entry/Edit Event Untuk memasukkan event baru kedalam calender event. Pada halaman entry event masukkan Judul Acara, Tanggal, waktu, Ruang,dan Keterangan Event tersebut. Terakhir klik tombol GO:

entry event.

berikut contoh daftar event yang telah dientry yang akan dilaksanakan pada 1 hari tertentu

Daftar Event.

Halaman Group

Halaman Group berisi daftar group yang ada didalam sistem PLO. Kita dapat melihat member didalam group tersebut dengan mengklik salah satu group pada halaman group:

Daftar Group Kita dapat mengirim pesan massal kedalam sebuat group tersebut dengan cara memasukkan teks pesan kedalam kotak kirim pesan Broadcast, kemudian klik tombol Kirim. Perhatikan gambar dibawah:

List Member group dan mengirimkan pesan broadcast

Halaman Profile


Profile

Pada halaman Profile kita dapat mengubah data user yang kita miliki, seperti upload foto, nomor NIP, Nomor telp dan Password pengguna.


Refrensi Menu Referensi dapat diakses di bagian kiri halaman. Refrensi dapat diisi dengan dokumen-dokumen penting seperti panduan, Dasar Hukum dan Peraturan Kantor. Format dokumen tersebut dapat berupa pdf, txt, maupun dokumen office.

Untuk memasukkan Dokumen Referensi, klik tombol ReferensiKelompok Baru. Pada halaman masukan, tambahkan atribut-atribut refrensi berikut file yang akan diupload sebagai refrensi tersebut. Terakhir klik Simpan

Memasukkan dokumen Referensi

Halaman Curah Gagas

Halaman Curah gagas berisi tulisan-tulisan lepas, seperti pendapat dan opini pribadi tentang sesuatu. Kita dapat melihat list Curah Gagas yang ada pada bagian kiri halaman utama.

Untuk membuat tulisan baru, Klik Tombol Curah Gagas pada halaman News,

halaman Entry Curah Gagas atau tombol Buat Tulisan Baru pada halaman Curah Gagas:

Melihat Tulisan Curah Gagas

panduan/panduan_penggunaan_paperless_office.txt · Last modified: 2013/11/01 09:27 (external edit)